Educación Tecnológica

Un sistema de información (SI) es un tipo especializado de sistema que puede definirse de muchas maneras. Un SI es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e información y para proveer un mecanismo de realimentación en pro del cumplimiento de un objetivo.

Entrada. En sistemas de información, la entrada es la actividad que consiste en recopilar y capturar datos primarios. Cuando se elaboran cheques de pago, por ejemplo, antes de proceder a su cálculo o impresión debe recolectarse información sobre el número de horas trabajadas por cada empleado. En un sistema universitario de calificaciones, los profesores deben proporcionar las calificaciones de sus alumnos para que sea posible reunirlas en un reporte semestral o trimestral destinado a los estudiantes.

La entrada puede adoptar muchas formas. En un sistema de información diseñado para la producción de cheques de pago, por ejemplo, la tarjeta de registro de llegada y salida de cada empleado podría ser la entrada inicial. En un sistema de teléfono de emergencia, toda llamada recibida se consideraría una entrada. Las entradas de un sistema de mercadotecnia pueden contener las respuestas de clientes a encuestas. Adviértase que, más allá del sistema de que se trate, el tipo de entrada está determinado por la salida que se desea obtener del sistema.

La entrada puede ser un proceso manual o automatizado. El escáner para leer códigos de barras e introducir el precio e información para identificar el producto en las cajas registradoras computarizadas de un supermercado es ejemplo de un tipo de proceso de entrada automatizado. Pero independientemente del método de entrada que se utilice, la exactitud de la entrada es decisiva para obtener la salida deseada.

Procesamiento. En sistemas de información, el procesamiento supone la conversión o transformación de datos en salidas útiles. Esto puede implicar ejecutar cálculos, realizar comparaciones y adoptar acciones alternas, y el almacenamiento de datos para su uso posterior.

El procesamiento puede llevarse a cabo de manera manual o con la asistencia de computadoras. En el caso de la aplicación en el pago de nómina a la que nos referimos anteriormente, el número de horas trabajadas por cada empleado debe convertirse en un pago neto. El procesamiento requerido puede implicar primero que nada multiplicar el número de horas trabajadas por el índice salarial por hora del empleado, con lo que se obtendría la cifra correspondiente al pago bruto. Si en una semana determinada el empleado trabajó más de 40 horas, también tendría que considerarse el pago de horas extras. Por último, se resta al pago bruto las deducciones que procedan, lo cual da la cifra del pago neto. Es posible, por ejemplo, que deban retenerse, o restarse al pago bruto, impuestos federales y estatales; asimismo, muchos empleados cuentan con seguro de salud y de vida, participan en planes de ahorro o están sujetos a otras deducciones que también deben restarse al pago bruto para obtener la cifra del pago neto.

Salida. En sistemas de información, la salida implica producir información útil, por lo general en forma de documentos y/o reportes. Entre las salidas pueden contarse los cheques de pago de los empleados, reportes dirigidos a administradores y la información que debe suministrarse a accionistas, bancos, organismos gubernamentales y otros grupos. En algunos casos, la salida de un sistema bien podría ser la entrada de otro. La salida de un sistema para el procesamiento de pedidos de ventas, por ejemplo, podría servir de entrada a un sistema para elaborar las facturas de los clientes. A menudo es común que la salida de un sistema sirva como entrada para el control de otros sistemas o dispositivos. Por ejemplo, en la compleja fabricación de muebles de oficina deben tomarse en cuenta muchas variables; así, cliente, vendedor y diseñador deben repetir varias veces el proceso de diseño para cerciorarse de la efectiva satisfacción de las necesidades del consumidor. El empleo de software y hardware especiales de computación es de gran utilidad en este caso tanto para la creación del diseño original como para su ágil corrección. Una vez aprobada la maqueta final, se recurre a software propio de estaciones de trabajo de diseño para elaborar la lista de materiales de manufactura necesarios para surtir el pedido.

a salida puede producirse por diversos medios. En lo referente a las computadoras, entre los dispositivos de salida más comunes están impresoras y pantallas. Sin embargo, la salida también puede ser un proceso manual, pues a menudo supone informes y documentos manuscritos.

Realimentación. En sistemas de información, la realimentación es la salida que se utiliza para efectuar cambios en actividades de entrada o procesamiento. La presencia de errores o problemas, por ejemplo, podría imponer la necesidad de corregir datos de entrada o modificar un proceso. Volvamos a nuestro ejemplo de pago de nómina. Supongamos que, en cuanto al número de horas trabajadas por un empleado, se introdujo en una computadora la cantidad de 400 en vez de 40. Afortunadamente, la mayoría de los sistemas de información disponen de recursos para comprobar que los datós son congruentes con escalas predeterminadas. La escala del número de horas trabajadas podría ir de 0 a 100. Es improbable que un empleado trabaje más de 100 horas a la semana. En nuestro ejemplo, el sistema de información determinaría que la cifra de 400 horas rebasa la escala, tras de lo cual proporcionaría realimentación al respecto, en forma de un mensaje de error, por ejemplo. Gracias a esta realimentación, se revisará y corregirá la entrada a fin de fijar en 40 el número de horas trabajadas. De no detectarse este error, se imprimirá en el cheque una cifra de pago neto muy elevada.

La realimentación también es de gran importancia para administradores y tomadores de decisiones. La salida de un sistema de información podría indicar, por ejemplo, que los niveles de inventario de ciertos artículos son cada vez más bajos. Un administrador podría utilizar esta realimentación para decidir el pedido de más artículos. Los nuevos pedidos para el reabastecimiento del inventario se convertirían entonces en entradas del sistema. En este caso, el sistema de realimentación reacciona a la existencia de un problema y alerta al administrador acerca de la escasez de ciertos artículos del inventario. Además de este método reactivo, un sistema de computación también puede adoptar un método proactivo y prever la futura ocurrencia de determinados hechos con el propósito de evitar problemas. Este concepto, llamado pronóstico, puede ser útil para estimar ventas futuras y realizar pedidos de inventario antes de que éste sea insuficiente.